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Règlement interne de l'ATDocS

 

Règlement intérieur de l’Association Tunisienne des Docteurs et Doctorants en Sciences ATDocS

 

 

Préambule

 

Article 1      Entrée en vigueur

Le présent règlement intérieur entrera en vigueur à compter du 01/09/2011 et s’appliquera jusqu’à ce qu’il soit expressément annulé ou révisé sur décision du Conseil d’Administration de l’Association.

 

Article 2     Champs d’application du règlement intérieur

Tout membre de l'Association s'engage à respecter ce règlement.

 

 

Les membres

 

Article 3      Procédure d’adhésion

Peuvent adhérer à l’association :

·          Les personnes inscrites en Mastère de Recherche ou Mastère Professionnel en Sciences.

·          Les personnes inscrites en Thèse de Doctorat en Sciences.

·          Les personnes ayant obtenu un Doctorat en Sciences quel que soit leur statut.

 

Les personnes désirant adhérer devront remplir un bulletin d’adhésion et payer la cotisation spécifiée dans l’article 4

 

Article 4     Cotisation

Une cotisation annuelle doit être acquittée par les adhérents. Son montant est fixé et est éventuellement modifié par l’assemblée générale. Le montant de la cotisation annuelle fixé s’élève à 10DT au minimum. La cotisation doit être versée avant le 31 août de chaque année.

 

Article 5     Exclusions

Un membre peut être exclu pour les motifs suivants:

· Comportement non conforme avec l’éthique de l’association ;

· Non-respect des statuts et du règlement intérieur ;

· Pour actes allant contre l’association ;

· Tout autre motif estimé valable par le bureau. Celle-ci doit être prononcée par le bureau, après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d'exclusion est engagée. Le membre sera convoqué quinze jours avant cette réunion par courrier électronique qui comportera les motifs de la radiation. Il pourra se faire assister d’une personne de son choix.

 

 

Organisation et fonctionnement de l’association

 

Article 6     Répartition des fonctions entre les membres du Bureau

Les tâches se répartissent en principe de la façon suivante :

· Le Président : représente l’association et doit se consacrer à la recherche et au maintien des membres dans l’association, à la mise en contact des membres et plus généralement à toutes actions visant à l’objet de l’association.

· Le Vice-Président : agissant en coordination étroite avec le Président, assure le même type de tâches et provient d’une spécialité différente de celle du président.

· Le Secrétaire : assure les formalités relatives à la rédaction des procès-verbaux, à la tenue des registres et appuie le Président et le Vice-président dans leurs fonctions.

· Le Secrétaire Adjoint : assiste le Secrétaire, agit en étroite coordination avec le Président et assure le même type de tâches

· Le Trésorier : assure toutes les tâches en rapport avec les aspects financiers de l’association et prépare tous justificatifs des dépenses qui pourraient lui être réclamés.

· Le Trésorier Adjoint : assiste le Trésorier, agit en étroite coordination avec le Président et assure le même type de tâches.

· Le Responsable Média communication : assure, avec l’aide de son adjoint, toutes les tâches en rapport avec la publicité, les publications et les annonces de l’Association.

· Le Responsable Société et Culture : assure, avec l’aide de son adjoint, toutes les tâches en rapport avec les manifestations culturelles et de formation

· Le Responsable Relation Entreprises : rassure toutes les tâches en relation avec le parrainage et le partenariat d’entreprises.

 

Cette répartition des tâches entre les membres du Bureau n’exclut pas une assistance mutuelle des membres entre eux, afin de faire face à des surcharges, indisponibilités ou difficultés temporaires.

 

 

 

Article 7     Election des membres du bureau et durée des mandats

Les neuf membres du bureau sont élus pour deux ans par les adhérents de l’association lors de l’assemblée générale extraordinaire. Cette élection se fait par vote à bulletin secret.

Sont éligibles les personnes titulaires d'un Doctorat en sciences ou inscrites en thèse de Doctorat en sciences,et résidant en Tunisie. Le nombre total de Docteurs au sein du bureau ne peut excéder 4 membres, lors de l’élection.

L’élection se déroule de la manière suivante :

L’annonce d’une nouvelle élection du bureau se fait un mois avant celle-ci à tous les adhérents par courrier électronique. Les éventuelles candidatures pour chaque fonction (article 6) doivent se faire 2 semaines avant l’élection. Une liste finale de ces candidats (en précisant la fonction pour laquelle ils postulent et avec une brève présentation), ainsi que la date et le lieu de l’assemblée générale pendant laquelle se fera l’élection, doivent être affichés dans les locaux de l’association, sur le site officiel de l’association et envoyés par courrier électronique à tous les adhérents.

Le jour de l’élection, chaque adhèrent à jour de ses cotisations rempli le bulletin de vote sur lequel sont inscrits les différentes fonctions (article 6). Sont déclarées élues les neuf personnes recueillant le plus grand nombre de voix par fonction. En cas d'ex aequo, la priorité est donnée à la personne dont la spécialité est la moins représentée au bureau. Les membres sont rééligibles.

 

 

Article 8     Remplacement des membres du bureau

Un membre du bureau peut être remplacé:

-          si celui-ci exprime le désir de céder sa place

-          s’il s’absente plus de trois fois aux réunions mensuelles sans justification

-          s’il ne remplit pas les tâches demandées à plusieurs reprises

-          s’il ne peut plus exercer ses fonctions au cours de son mandat

-          pour tout autre motif relatif à l’article 5

 

La décision de l’exclusion du membre est prise lors de la réunion mensuelle du bureau selon les modalités de l’article 9. Le membre sera informé avant cette réunion par courrier électronique qui comportera les motifs de la radiation, pour lui donner l’occasion de se défendre.

Ce membre est alors soit remplacé par son adjoint, soit par la première personne non élue lors de l'élection des membres du bureau. Si cette personne refuse ce poste, le choix ira au second.... Si personne n'accepte cette fonction,  la fonction sera ouverte à toute candidature d’adhérant (faisant parti ou non d’une des commissions de l’association) le désirant, après accord des membres du bureau, jusqu’à une nouvelle élection.

 

Article 9     Réunions du bureau

Les réunions du bureau ont lieu une fois/mois, chaque premier mardi de chaque mois de 13h à 15h. Un rappel de la date de réunion est fait par le secrétaire général par courrier électronique au moins trois jours à l'avance, avec un ordre du jour défini.

Les décisions sont prises à la majorité absolue des membres présents ou représentés (la voix du président de l’association pouvant compter double s’il y a égalité). Le vote s'effectue à main levée.

En cas d’absence, ou de non confirmation de présence, lors d’une réunion d’un membre du bureau, celui-ci peut être remplacé par son adjoint.

 

 

Article 10     Tenue des registres et fichiers

Il est désigné un secrétaire de séance en début de réunion. Il rédige un procès-verbal de l’assemblée générale. Dans l’ordre naturel, ce rôle sera tenu par le secrétaire de l’association, par le secrétaire adjoint en cas d’absence du premier ou par toute autre personne désignée par le président en cas d’absence des deux premiers.

Les procès-verbaux des réunions du Conseil d’Administration et desAssemblées Générales ordinaires et extraordinaires sont rédigés, diffusés par courrier électronique et archivés par le Secrétaire.

La comptabilité est tenue et archivée par le Trésorier.

L’exercice comptable commence le 1er septembre et se termine le 31 août de l’année suivante.

Le fichier des membres est tenu et archivé par le Secrétaire, diffusé au Conseil d’Administration.

 

Article 11 Missions

Les membres du bureau doivent consulter leur boite mail au moins une fois par semaine avant le lundi à minuit afin de répondre aux éventuels courriers électroniques.

Les tâches et missions (quelles que soient leur nature) que doivent remplir les membres ou les commissions (article 16) doivent se réaliser avant la date d’échéance fixée. Au bout de deux rappels sans réponse (par courrier électronique), l’avis ultérieur de la personne en question ne sera pas pris en compte et la tâche sera affectée à une tiers personne.

 

Article 12    Trésorerie

Seuls le Président et le Trésorier ont le droit de signer des chèques au nom de l'Association.

 

Article 13   Bénévolat
Les membres de l'Association ou du Bureau ne peuvent recevoir aucune rétribution mais ils peuvent être remboursés des frais qu'ils ont engagés en raison des missions qui leur ont été confiées après accord du Bureau ou du Trésorier et du Président et sur présentation de pièces justificatives exclusivement.

 

Article 14   Modification du règlement intérieur

Le règlement intérieur est établi par le bureau puis ratifié par l’assemblée générale ordinaire. Il peut être modifié par le bureau suivant la procédure de collégialité.

Le nouveau règlement intérieur est adressé à tous les membres de l'association par affichage ou courrier électronique, et doit être accessible au niveau du site officiel de l’association.

 

Article 15    Publicité

Le règlement intérieur sera affiché dans les locaux de l’association.

 

Article 16   Assemblée générale extraordinaire

L'Assemblée générale extraordinaire est compétente pour élire les membres du bureau, modifier les statuts, décider la dissolution et la fusion de l’association

Elle se réunit à la demande d’au moins la moitié des membres, ou sur demande du conseil ou de son président. Elle est convoquée par le président selon les modalités de l’article 6.

Les décisions sont prises à la majorité des deux tiers des votes exprimés.

Un procès verbal de la réunion sera établi. Il est signé par le Président et le Secrétaire.

 

 

Article 17    Dégradations
Si un membre de l'Association commet des dégradations de biens appartenant à l'Association ou relevant de son contrôle, il doit assumer le coût de leur remise en état. Dans le cas où il refuserait et où il s'agirait de dégradations effectuées dans les bâtiments universitaires, l'Association peut être amenée à transmettre le dossier aux administrations concernées.

 

Article 18    Commissions
Le Bureau (par l'intermédiaire du Secrétaire Général) tient à jour une liste des Commissions existant au sein de l'Association ; chaque Président de Commission a obligation de communiquer au Bureau la liste des membres qui la constitue et doit aussi faire connaître tous les changements qui pourraient intervenir dans cette liste de façon à la maintenir à jour.

Les Commissions sont autorisées par le Bureau à faire toutes les dépenses utiles à la mission qui leur est fixée avec accord préalable du Trésorier et du Président. Le remboursement par l'Association des sommes engagées se fait sur présentation de pièces justificatives.

 

Article 19    Local - Permanences

Il est tenu deux permanences au local par semaine : le mardi de 12h30 à 14h30 et le jeudi de 17h30 à 19h30.

Une permanence est l'ouverture du local par un membre actif agréé par le Bureau permettant l'accueil des visiteurs et des adhérents. Les personnes chargées des permanences (nommées ici permanents) sont obligatoirement choisies par le Bureau parmi les membres actifs de l'Association. Le Bureau tient à jour la liste des permanents et de leurs dates de permanence.

Le Président et le Vice-président s'engagent, en tant que détenteurs des clés, à tout mettre en œuvre pour que le permanent ait accès au local pour sa permanence ; le permanent peut avoir la responsabilité de la clé durant sa permanence et il s'engage, le cas échéant, à restituer rapidement la clé au Président ou au Vice-président à l'issue de la permanence. Un permanent veille, lors de sa permanence, à ce qu'aucune dégradation du matériel de l'Association ou du local ne survienne. Il veille aussi à ce qu'aucun matériel ou documentation de l'Association ne disparaisse durant sa permanence.

Le permanent doit éteindre la lumière, et fermer la porte à clé en partant.

En se proposant pour faire une permanence, le permanent s'engage à respecter les temps d'ouverture et de fermeture du local. En cas d'empêchement, il s'engage à prévenir le Président ou le Vice-président (ou tout autre membre de l'Association détenteur d'une clé du local) et ce avant le début de sa permanence. Toute impossibilité de permanence pour une date ou une période donnée devra faire l'objet d'un affichage sur la porte du local.

 

Article 20   Indépendance de l'Association - Représentation

Les membres du Bureau de l'Association s'engagent à ne pas se porter candidats à des postes de représentation susceptibles de conduire à une incompatibilité quant à leur tâche de représentation au sein de l'Association. Ceci dans le but de préserver l'indépendance de l'Association mais également de permettre une représentation des doctorants plus diversifiée, plus juste et plus efficace dans ces structures.

 



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